Privacyverklaring leerlingen en ouders
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op: 23-3-2020
Vastgesteld op 20-4-2021
Goedgekeurd op 20-4-2021 door MR en Bestuur
Contactgegevens St. Willibrordusschool:
St Willibrordusschool
Hoofdstraat 152
6674 BE Herveld
info@willibrordusherveld.nl
www.willibrordusherveld.nl
Verwerkingsverantwoordelijke (bestuurder) van de school:
Maaike Jansen
dir@willibrordusherveld.nl
Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming:
Lumen Group
E-mail: info@lumengroup.nl
Telefoon: 030-8896574
De St Willibrordusschool verwerkt van zijn leerlingen persoonsgegevens. De St Willibrordusschool vindt privacy van groot belang en gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. Daarbij voldoet de St Willibrordusschool aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen wij u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van onze leerlingen omgaan.
Waarom verwerken wij gegevens van leerlingen?
De St Willibrordusschool verwerkt persoonsgegevens van zijn leerlingen om zijn taken en verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om een leerling in te schrijven op onze school en om de voortgang van de leerling bij te houden. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te verzamelen en door te sturen naar andere partijen, bijvoorbeeld de registratie van aan- en afwezigheid in verband met de leerplicht.
Wij verwerken persoonsgegevens van de leerling in de meeste gevallen omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn of omdat het nodig is om onze publieke taak uit te voeren.
Gegevens die daar niet onder vallen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken.
Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van de ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan naam, BSN-nummer, geboortedatum en contactgegevens. Als u weigert de gegevens te verstrekken die wij op grond van de wet voor inschrijving nodig hebben, kunnen wij uw kind niet inschrijven bij de St Willibrordusschool.
Alleen op eigen verzoek van de ouders verwerken wij ook medische gegevens van de leerling. Het gaat dan om gezondheidsgegevens die nodig zijn om vast te stellen welke extra ondersteuning de leerling nodig heeft of om in noodgevallen goed te kunnen handelen.
Een overzicht van alle categorieën persoonsgegevens die wij van onze leerlingen verwerken kunt u terugvinden onderaan deze toelichting bij Categorieën persoonsgegevens.
Hoe beveiligen wij gegevens van leerlingen?
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op om te voorkomen dat er iets mis kan gaan.
Enkele maatregelen die wij genomen hebben zijn:
Er zijn voor de werknemers duidelijke gedragsregels met betrekking tot het gebruik van de middelen en het omgaan met persoonsgegevens. We maken bij het netwerk en bij programma’s waar het verwerken van persoonsgegevens nodig is altijd een wachtwoord.
Hoe gaan wij om met de gegevens van leerlingen?
Wij zullen niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze taken en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat we de gegevens in principe niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze verklaring noemen. Als we gegevens willen gebruiken voor andere doeleinden, zullen we u daar vooraf over informeren en zo nodig uw toestemming vragen.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, de leerplichtambtenaar, de onderwijsinspectie, het samenwerkingsverband en accountant.
Wij kunnen commerciële derde leveranciers verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van de St Willibrordusschool. Met deze leveranciers sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Wij delen de gegevens van onze leerlingen niet met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van onze leerlingen nooit verkopen aan derde partijen.
Verwerking van persoonsgegevens buiten de EU/EER
Persoonsgegevens worden wel door Stichting Katholiek Onderwijs St Willibrordus of haar verwerkers buiten de EU/EER verwerkt. Indien dit het geval is, dan dragen wij er zorg voor dat de persoonsgegevens adequaat worden beschermd.
Onze medewerkers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens van leerlingen voor zover dat noodzakelijk is om hun werk te kunnen doen. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft voor onderwijsorganisatie een bewaartermijn van twee jaar genoemd als richtlijn voor het bewaren van onderwijsgegevens van leerlingen. De gegevens over verzuim en in- en uitschrijving worden 5 jaar bewaard. Gegevens die nodig zijn voor de bekostiging van het onderwijs worden 7 jaar bewaard. Onderwijsgegevens van een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is verwezen, worden tot 3 jaar na vertrek bewaard.
Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar
Als ouders heeft u – net als de leerling – een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om persoonsgegevens te verbeteren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van de St Willibrordusschool.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Als u vragen heeft over hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind of hierover een klacht wilt indienen, dan kunt u altijd contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze toelichting). U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Categorieën persoonsgegevens
Categorie
Toelichting
Contactgegevens
naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens
Onderwijs-deelnemer-nummer
een leerlingnummer dat onderwijsdeelnemers identificeert
Nationaliteit en geboorteplaats
Gegevens van ouders/voogd
gegevens van de ouders/verzorgers van onderwijsdeelnemers
Medische gegevens
gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs;
Voortgang van de leerling
gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde resultaten;
te weten:
klas/ leerjaar
Voortgang ontwikkeling
Begeleiding leerlingen, inclusief handelingsplan
Aanwezigheidsregistratie
Onderwijsorganisatie
gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen
Financiën
gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
Beeldmateriaal
foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) met of zonder geluid van activiteiten van de instelling of het instituut;
Docent, zorg-coördinator, intern begeleider.
gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van het instituut of de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen;
BSN/PGN
het BSN-nummer van de leerling moet verplicht worden vastgelegd bij de inschrijving.
Keten-ID (ECK-ID)
unieke ID voor de 'educatieve contentketen'. Hiermee kunnen onderwijsinstellingen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen of docenten.
